[vc_row][vc_column][vc_column_text]Purchasing dalam suatu rumah sakit, sebenarnya bukanlah pekerjaan yang mudah. Meskipun hanya bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga, nyatanya Staf Purchasing rumah sakit tetap harus dituntut untuk memiliki ketelitian yang tinggi. Pengelolaan dokumen penting seperti invoice atau purchase order dan juga menghitung keluar masuknya uang, adalah beberapa tugas penting bagi staf Purchasing rumah sakit. 

Yang tidak kalah penting adalah, staf Purchasing harus memastikan untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada sebuah rumah sakit. Seperti yang kita tahu, rumah sakit memiliki begitu banyak departemen yang memiliki kebutuhan-kebutuhan masing-masing yang berbeda. Sudah pasti staf Purchasing memiliki tugas yang tidak mudah.

Ada beberapa kesalahan yang masih sering dijumpai pada staf Purchasing. Diantaranya: 

• Membayar barang yang tidak diorder

Membayar barang yang tidak diorder merupakan satu kesalahan yang fatal. Hal ini akan merugikan rumah sakit karena telah membeli barang yang tidak jelas purchase order atau invoicenya. Staf Purchasing harus benar-benar teliti dan melakukan pengecekan berulang siapa yang membuat purchase order, siapa yang menyetujuinya, dan juga mengkonfirmasi dengan pihak terkait agar terhindar dari kesalahan ini.

Baca juga : Modul Inventory, Cara Mudah Untuk Memonitor Stok Barang Faskes Anda

• Membayar dua kali

Kesalahan yang satu ini bisa dibilang masih sering terjadi di beberapa rumah sakit. Melakukan purchasing secara manual adalah salah satu penyebab utama terjadinya kesalahan dalam pembayaran tersebut. Solusi untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang didalamnya telah tersedia fitur Purchasing seperti SIM Trustmedis.

Kelebihan dari fitur Purchasing dari SIM Trustmedis adalah semua dokumen yang berhubungan dengan Purchasing seperti dokumen purchase order, invoice, dan lain-lain dikelola dalam satu aplikasi. Sehingga kesalahan seperti pembayaran dua kali dapat dihindari dengan mudah.

• Membeli barang yang belum mendapat persetujuan atasan

Kesalahan juga merupakan salah satu kesalahan yang fatal. Untuk menghindari hal ini, staf Purchasing harus selalu mengkonfirmasi dengan pihak-pihak terkait termasuk manajer atau pun direktur rumah sakit jika memang diperlukan. Staf Purchasing tidak bisa sembarangan membeli barang dengan uang perusahaan jika belum mendapatkan tanda tangan dari atasan meskipun barang tersebut dibutuhkan oleh salah satu departemen.

• Bayar terlalu cepat

Kasus ini juga sering terjadi. Barang yang dibeli belum sampai ditangan namun staf Purchasing sedah menyelesaikan pembayaran. Hal ini sebaiknya dihindari untuk mengantisipasi keteledoran pihak ketiga dalam hal ini adalah vendor.

• Bayar terlambat

Keterlambatan dalam pembayaran barang adalah salah satu masalah klasik. Kesalahan ini biasa terjadi juga disebabkan karena staf Purchasing masih menggunakan sistem konvensional atau secara manual. Yang sering terjadi adalah invoice terselip ke dokumen lain sehingga tagihan yang seharusnya sudah terbayar menjadi tertunda.

SIM Trustmedis adalah solusi untuk meminimalisir kesalahan Purchasing

Dalam menjalankan kegiatan operasional Purchasing sebuah rumah sakit, membutuhkan ketelitian yang tinggi. Kegiatan ini juga erat kaitannya dengan kualitas layanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien. Keberadaan kebutuhan masing-masing departemen, akan membantu staf rumah sakit untuk merawat dan memberikan pelayanan kepada pasien secara optimal. 

Banyaknya kebutuhan masing-masing departemen dalam rumah sakit, menjadi permasalahan tersendiri dalam pengadaannya. Semakin banyak jenis barang ataupun jasa yang dibutuhkan, semakin sulit pula dalam mengendalikan pengadaan kebutuhan tersebut. Hal ini dapat disebabkan karena makin bertambanya vendor yang terlibat dalam pengadaan.

Masalah tentu akan semakin bertambah jika rumah sakit masih menggunakan sistem yang konvensional atau pengerjaan secara manual. Di era teknologi yang semakin berkembang, sudah saatnya rumah sakit memanfaatkan teknologi dalam memenuhi kebutuhan yang berkesinambungan serta menjalin hubungan yang lebih bai kantar departemen.

Salah satu teknologi untuk menunjang pekerjaan Purchasing di rumah sakit agar lebih efektif dan efisien adalah SIM Trustmedis. Aplikasi ini dapat digunakan oleh departemen Purchasing pada rumah sakit anda agar proses pengadaan kebutuhan menjadi lebih mudah dan meminimalkan kesalahan dalam pengerjaan. SIM Trustmedis, memiliki modul Purchasing yang dapat menunjang pekerjaan pengadaan barang atau jasa yang anda butuhkan lebih hemat, Perencanaan lebih akurat dari setiap departemen.

Modul purchasing dari Trustmedis memiliki kelebihan diantaranya yakni pencatatan permintaan barang dan jasa dari semua unit beserta rencana pembeliannya. Menerbitkan surat pesanan dengan mudah dan cepat, termasuk proses retur. Fitur lainnya ialah mencetak laporan usulan pengadaan, order, perolehan barang termurah, retur, mutasi, inventaris dan harga eKatalog.

Fitur lain yang terdapat pada modul Purchasing SIM Trustmedis adalah:

• Surat Pemesanan Barang

Surat pemesanan barang pada Modul Purchasing ini sangat membantu pihak rumah sakit dalam pendataan dan pengadaan barang.

• Retur Pembelian

Fitur retur barang yang ada pada Modul Purchasing ini membantu untuk pembatalan atau retur barang yang telah diterima.

• Usulan Pengadaan

Pada Modul Purchasing ada fungsi usulan pengadaan yang akan mempermudah barang apa yang perlu dilakukan pengadaan barang.

• Laporan Purchasing

Pihak rumah sakit mampu mencetak berbagai macam laporan yang ada di Modul Purchasing.

Gunakan SIM Trustmedis sekarang. Dapatkan penawaran menarik dengan menghubungi Call Center  0811 34 1212, atau untuk mengetahui lebih lanjut fitur-fitur Trustmedis yang disebutkan diatas, Anda bisa langsung klik link dibawah

Baca juga : Laporan Keuangan Faskes dengan HIS Trustmedis[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]