Proses pengadaan barang dalam sebuah bisnis tidak terkecuali faskes, akan lebih mudah jika manajemen Purchase Requestion (PR) dijalankan dengan baik. Seperti yang kita tahu, Purchase requestion merupakan dokumen berisi sebuah permintaan untuk melakukan pembelian. Namun terkadang pembelian palsu atau Dark Purchasing cukup sering dilakukan oleh oknum perusahaan yang tak bertanggung jawab. Dark Purchasing pastinya akan menimbulkan kecurangan dan perusahaan pun juga akan rugi. Adanya dokumen PR ini bisa membantu perusahaan untuk menghindari Dark Purchasing tersebut. 

Dilansir dari laman Businesstech, Dark Purchasing adalah keadaan dimana proses transaksi terjadi tanpa sistem akuntabilitas yang jelas. Perusahaan dapat mengalami kerugian yang seharusnya dapat dialokasikan dengan lebih efisien. Mulai dari hal kecil seperti perlengkapan kantor hingga perjalanan bisnis yang besar. Terdapat beberapa ciri-ciri Dark Purchasing yang harus diwaspadai. Berikut adalah ciri-ciri Dark Purchasing: 

• Ketidakmampuan untuk melacak pengeluaran perusahaan
• Aktivitas pembelian tidak sepenuhnya transparan
• Kurangnya arah dan strategi procurement yang jelas
• Pembelian didistribusikan tanpa perjanjian kontrak sama sekali.
• Item yang sama dibeli oleh departemen yang berbeda tetapi dari satu vendor

Alasan mengapa bisa terjadi Dark Purchasing pada bisnis Anda

Desentralisasi tanpa sistem yang mencakup semua jenis pengeluaran dalam bisnis berakibat pembelian barang yang sama atau serupa dibeli terbagi dari beberapa pemasok. Maka, Anda tidak dapat mendapat keuntungan yang seharusnya bisa diperoleh seperti diskon untuk pembelian dalam jumlah banyak. Anda terpaksa membayar lebih untuk barang-barang yang dibeli. Dalam menegosiasikan harga dengan vendor, banyaknya kuantitas barang yang akan dibeli berbanding lurus dengan pengaruh yang dimiliki pembeli atas harga jual. Karena, pembeli akan menjadi mitra bisnis yang lebih menarik bagi pemasok.

baca juga : Meminimalisir Kesalahan Purchasing di Rumah Sakit dengan SIM Trustmedis

Mengizinkan pengeluaran tak langsung untuk ditangani dengan cara yang terdesentralisasi akan mempermudah adanya pengeluaran ‘nakal’ atau pembelian dari vendor yang tidak resmi dan terjadi secara teratur sehingga kurang adanya kejelasan tentang apa yang dibelanjakan. Selain itu, ketergantungan pada sistem manual juga menjadi salah satu masalah mengapa bisa terjadi Dark Purchasing. Pembelian akan terasa kabur ketika tidak ada cara yang konsisten dan dapat dijadikan standar untuk melacak proses dan pembayaran. Analisis pengeluaran yang akurat penting untuk dilakukan. Tindakan purchasing terlalu sering dipandang remeh, padahal termasuk bagian strategis dari bisnis.

Bagaimana cara mengatasi Dark Purchasing?

• EDUKASI

Kurangnya pengetahuan tentang bagaimana proses pengadaan bekerja dalam suatu organisasi menghasilkan kurangnya kendali atas hal tersebut. Oleh karena itu, komunikasikan dan beri pemahaman terhadap karyawan mengenai kebijakan dan strategi dalam melakukan tindakan procurement. Para pemangku kepentingan di perusahaan juga perlu memahami pentingnya proses  procurement yang terbuka. Identifikasi dan tetapkan tanggung jawab pengadaan dengan jelas dalam perusahaan

• LAKUKAN OTOMATISASI

Saat ini, Dark Purchasing dapat dengan mudah dideteksi dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi. Trustmedis, sebagai aplikasi kesehatan online no #1 di Indonesia, memiliki Modul Purchasing yang akan membantu Anda untuk memantau PR dengan mudah. Tidak hanya otomatisasi seluruh proses pengeluaran, Modul Purchasing Trustmedis juga dapat dengan mudah mencegah manipulasi oknum karyawan untuk melakukan Dark Purchasing.

baca juga : Mengoptimalkan Cost Efficiency dengan Pengimplementasian Sistem Purchasing

Modul Purchasing Trustmedis telah telah terintegrasi antar departemen sehingga pekerjaan purchasing akan lebih efektif dan juga efisien. Modul purchasing dari Trustmedis memiliki kelebihan diantaranya yakni pencatatan permintaan barang dan jasa dari semua unit beserta rencana pembeliannya. Menerbitkan surat pesanan dengan mudah dan cepat, termasuk proses retur. Fitur lainnya ialah mencetak laporan usulan pengadaan, order, perolehan barang termurah, retur, mutasi, inventaris dan harga eKatalog.

Fitur lain yang terdapat pada modul Purchasing SIM Trustmedis adalah:

Surat Pemesanan Barang

Surat pemesanan barang pada Modul Purchasing ini sangat membantu pihak faskes dalam pendataan dan pengadaan barang.

Retur Pembelian

Fitur retur barang yang ada pada Modul Purchasing ini membantu untuk pembatalan atau retur barang yang telah diterima.

Usulan Pengadaan

Pada Modul Purchasing ada fungsi usulan pengadaan yang akan mempermudah barang apa yang perlu dilakukan pengadaan barang.

Laporan Purchasing

Pihak faskes mampu mencetak berbagai macam laporan yang ada di Modul Purchasing.

Dapatkan aplikasi Trustmedis GRATIS untuk meningkatkan manajemen faskes anda dengan mengakses http://staging-wp.trustmedis.com/demo. Dengan menggunakan trustmedis, faskes akan mendapatkan kemudahan. Trustmedis memahami fasilitas kesehatan untuk tumbuh lebih cepat melalui penggunaan aplikasi teknologi automasi demi pelayanan pasien dan dokter yang lebih baik.