Tak dapat dipungkiri, Indonesia yang terletak di daerah tropis, diantara Benua Asia dan Australia, serta diantara Samudera Pasifik dan Hindia, dan dilalui garis katulistiwa.  Hal ini, menyebabkan Indonesia sering mengalami pergantian iklim, serta proses pergantian iklim tersebut bisa menjadi sangat ekstrem dan terjadi dalam waktu yang tidak bisa diprediksi.

Apalagi saat musim hujan datang, disertai dengan angin  topan yang cukup kencang, menjadikan daerah tersebut banjir parah. Bahkan dibeberapa daerah menunggu waktu yang cukup lama hingga berhari-hari untuk surut, sehingga banyak warga yang harus mengungsi ke tempat yang lebih aman.

Hal ini tentunya tidak kita inginkan, namun juga tak bisa kita hindari. Kerugian harta benda dan nyawa kerap dialami akibat bencana ini. Tak hanya itu saja, ada kerugian lain yang terdengar sepele namun penting, yakni kerusakan atau kehilangan dokumen arsip. Tanpa adanya dokumen arsip, semua hal yang terkait dengan pekerjaan seperti kontrak, mou, dokumen hak paten, dokumen asset, arsip ijazah, rekam medis milik pasien, kas pengelolaan keuangan negara, dll, akan menjadi sangat susah untuk dikontrol dan ditinjau.

Seperti kejadian baru-baru ini di Jakarta, dimana tingginya volume air hujan yang turun dan diperparah dengan kondisi tanah yang tidak dapat menyerap air, menjadikan kota Jakarta terendam banjir parah selama berhari-hari. Bahkan tak hanya rumah warga yang terendam banjir, namun Rumah Sakit atau fasilitas kesehatan lainnya juga terendam banjir. Selain itu, alat-alat kesehatan yang ada di Rumah Sakit seperti X-ray, Mammography, Fluoroscopy, menjadi malfungsi serta banyaknya dokumen yang ikut terendam banjir sehingga dokumen tersebut menjadi rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.

Dan upaya untuk penyelamatan serta rekonstuksi untuk dokumen-dokumen yang hilang terbawa banjir bandang atau tsunami tersebut, memerlukan biaya yang tidak murah. Apalagi, jika menyangkut mengenai dokumen milik negara atau arsip rekam medis milik pasien, arsip vital atau dokumen penting tersebut sama berharganya dengan nyawa manusia. Selain membutuhkan waktu yang lama untuk mengembalikan serta menyusun dokumen dari awal, juga membutuhkan biaya yang besar dalam mengembalikan data-data dokumen. Untuk menghindari kerugian tersebut terulang, alangkah lebih baik bila mengantisipasi dan melindungi dokumen penting/ vital yang dimiliki sebelum terjadinya bencana alam atau hal tak terduga lainnya.

Lalu langkah apa yang bisa dilakukan untuk mengantisipasi dan melindungi dokumen tersebut? Mungkin 3 Cara ini dapat membantu Anda dalam mengatasi masalah tersebut

1. Menyimpan Di Tempat Khusus

Pernahkah Anda mengalami situasi dimana saat banjir melanda, almari penyimpan dokumen di Rumah Sakit yang terbuat dari kayu atau partikel kayu biasa menjadi basah dan reot? Hal itu terjadi, karena bahan kayu almari tersebut tidak dapat terkena air sehingga menjadi rapuh lalu lapuk. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi terjadinya kasus serupa, Anda dapat memilih almari yang terbuat dari bahan khusus seperti besi, baja, aluminium, atau filing cabinet tahan api untuk menyimpan dokumen di Rumah Sakit atau Klinik. Bahkan tidak hanya air, jika terjadi sesuatu seperti kebakaran dan api dapat dipadamkan dengan cepat minimal 3 jam, maka dokumen Anda masih dapat terselamatkan. Karena bahan-bahan tersebut memiliki daya tahan terhadap api dan air serta bebas medan magnet.

2. Duplikasi Arsip

Tak hanya kunci rumah, motor atau mobil yang bisa diduplikat, file dokumen pun bisa diduplikat demi faktor keamanan pemiliknya. Membuat duplikasi atau salinan dokumen lalu menyimpannya ditempat lain, dengan asumsi ketika terjadi bencana alam yang tidak terjadi ditempat yang sama, diharapkan file dokumen tersebut masih dalam keadaan yang utuh. Oleh karena itu, sebelum dibuat dokumen duplikat, maka perlu diperhitungkan antara jarak lokasi penyimpanan arsip dengan duplikasinya. Duplikasi juga dapat juga dilakukan dengan menggunakan media penyimpan dalam bentuk microfilm atau CD-ROM. CD-ROM tersebut disimpan pada tempat penyimpanan arsip vital yang telah diperhitungkan.

3. Menggunakan Sistem Cloud Dalam Menyimpan Data

Walaupun sudah Anda simpan ditempat khusus seperti almari besi atau menduplikat data agar data Anda terlindungi, namun tetap saja Anda harus tetap memperhitungkan segala kemungkinan yang terjadi. Bayangkan saja, jika dalam sehari terdapat 1000 pasien yang datang, lalu tiba-tiba terjadi hujan lebat dan mengakibatkan banjir hingga ke dalam faskes, maka Anda harus mengeluarkan banyak effort untuk menyelamatkan data-data pasien sebelum terendam banjir.

Maka dari itu, langkah terakhir yang paling ideal untuk melindungi data atau dokumen anda yakni menggunakan sistem cloud. Jika Anda menggunakan sistem cloud dalam melakukan penyimpanan data, Anda cukup mengakses data-data pasien Anda secara mudah dan tidak akan kehilangan satu informasi apa pun tanpa perlu berusaha mengeluarkan effort untuk menyelamatkan data-data tersebut.

Cloud Computing atau dalam bahasa Indonesia disebut komputasi awan adalah proses teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat pengelolaan data dan aplikasi, di mana pengguna komputer diberikan hak akses (login). Penerapan komputasi awan saat ini sudah dilakukan oleh sejumlah perusahaan IT terkemuka di dunia. Sistem Cloud bekerja menggunakan internet sebagai server dalam mengolah data. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk login ke internet agar dapat mendapatkan akses untuk menjalankan aplikasi yang dibutuhkan tanpa melakukan instalasi.

Dan Trustmedis adalah termasuk salah satu perusahaan software layanan kesehatan online yang menggunakan sistem cloud untuk membantu pihak Faskes dalam menyimpan data rekam medis. Sehingga, Anda sebagai pemilik Faskes tidak perlu khawatir data Anda akan hilang, karena data Anda telah tersimpan dengan baik.

Bagi Anda yang ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai sistem informasi layanan kesehatan Trustmedis, Anda bisa menekan link berikut ini.