Melakukan manajemen stok obat di puskesmas secara efisien merupakan hal yang penting. Karena, pelayanan farmasi adalah salah satu komponen penunjang yang penting pada puskesmas. Menurut dinas kesehatan di Kota Lampung menyatakan bahwa sekitar 90% pelayanan kesehatan pada puskesmas memanfaatkan bagian farmasi seperti obat-obatan, bahan radiologi, bahan kimia, bahan alat kesehatan, gas medik, dan alat kedokteran. Selain itu, Landry dan Philippe menyatakan bahwa puskesmas dapat menghemat sekitar 48% biaya yang dikeluarkan pada pelayanan farmasi ketika melakukan manajemen stok obat yang lebih baik. Sehingga akan menjadi masalah ketika suatu puskesmas tidak bisa menjalakan manajemen stok obat secara efisien. Untuk mewujudkan hal tersebut, kita perlu mengetahui apa saja tahap-tahap yang harus dilakukan pada manajemen stok obat di puskesmas.

8 Tahap Manajemen Stok Obat di Puskesmas

1. Tahap Perencanaan Obat di Puskesmas

Tahap perencanaan adalah serangkaian kegiatan untuk memilih obat dan bahan habis pakai yang akan dibutuhkan di masa mendatang dalam rangka pemenuhan kebutuhan Puskesmas. Nantinya pihak puskesmas akan diminta untuk membuat data pemakaian Obat dengan menggunakan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) yang akan diserahkan kepada Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota terkait. Kemudian, pihak Instalasi Farmasi tingkat Kabupaten/ Kota akan mengumpulkan data-data tersebut dan menganalisa terkait kebutuhan obat di wilayah terkait serta melakukan penyesuaian anggaran.

Pada saat melakukan perencanaan, diperlukan koordinasi dan keterpaduan dari pihak yang berkepentingan seperti dokter puskesmas, pemangku program kesehatan, dan bagian perencanaan di Dinas Kesehatan. Adanya koordinasi dalam merencanakan obat untuk mengurangi resiko adanya selisih antara jumlah kebutuhan dan anggaran obat. Tahap perencanaan berperan penting pada ketersediaan obat. Ketika gagal melakukan perencanaan obat. Nantinya ketika obat yang terkait sedang dibutuhkan tidak tersedia dapat menghambat proses pelayanan.

2. Tahap Pengadaan Obat di Puskesmas

Tahap selanjutnya adalah tahap pengadaan obat. Frekuensi pengadaan obat dilakukan satu kali dalam setahun. Pengadaan obat dilaksanaan dengan metode epurchasing dengan e-catalogue , e-tendering dan pengadaan langsung ketika dengan e-catalogue tidak menyediakan obat yang dibutuhkan.

3. Tahap Penerimaan Obat di Puskesmas

Pada tahap penerimaan obat petugas kefarmasian menerima obat dan bahan habis pakai dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan yang telah diajukan. Kemudian petugas juga wajib melakukan pengecekan terhadap sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai yang diterima mencakup jumlah, kemasan, jenis dan jumlah sediaan farmasi, bentuk sediaan farmasi untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan yang ditulis pada tahap perencanaan. Apabila terdapat obat yang tidak sesuai atau rusak, maka petugas gudang obat langsung memberitahu Dinas Kesehatan.

4. Tahap Penyimpanan Obat di Puskesmas

Pada tahap ini petugas melakukan pengaturan terhadap obat yang diterima serta memastikan dalam kondisi aman, terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Petugas menyusun dan mengklasifikasikan obat yang disimpan berdasarkan, bentuk sediaan, suhu penyimpanan obat, kestabilan kondisi obat, serta menerapkan sistem FEFO dan FIFO.

Baca Juga : Standar Akreditasi Puskesmas untuk Mutu Pelayanan Kesehatan

5. Tahap Pendistribusian

Tahap pendistribusian dilakukan oleh petugas gudang obat. Pada tahap ini petugas menyalurkan kebutuhan obat pada masing-masing sub unit. Pendistribusian ke sub unit (ruang rawat inap, UGD, dan lain-lain) dapat dilakukan dengan cara pemberian obat sesuai dengan yang diresepkan (floor stock), pemberian obat per sekali minum (dispensing dosis unit) atau kombinasi, sedangkan pendistribusian ke jaringan Puskesmas dilakukan dengan cara penyerahan obat sesuai dengan kebutuhan (floor stock).

6. Tahap Pencatatan dan Pelaporan

Pada tahap ini petugas gudang obat melakukan pencatatan pada kartu stok dan melakukan stock opname. Kegiatan stock opname dapat dilakukan setiap sebulan sekali pada minggu ketiga tergantung kebijakan masing-masing. Kegiatan tersebut bertujuan untuk memeriksa kesesuaian jumlah fisik obat digudang dengan data jumlah obat yang ada di sistem.

7. Tahap Pemusnahan dan Penarikan

Sebelum petugas melakukan tahap ini, petugas harus memisahkan dan menandai obat-obat kadaluwarsa atau rusak. Kemudian petugas akan mencatat obat-obat yang kadaluwarsa atau rusak, dan akan dibuat berita acaranya. Lalu petugas akan mengusulkan untuk pemusnahan obat-obat kadaluwarsa atau rusak kepada kepala puskesmas jika disetujui maka petugas apotek akan membuat berita acara pengembalian obat kadaluwarsa atau rusak ke Gudang Farmasi.

8. Tahap Monitoring dan Evaluasi

Petugas melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala dengan tujuan untuk mengendalikan dan menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan obat. Serta melakukan perbaikan secara terus-menerus dalam pengelolaan obat agar tercipta manajemen stok obat yang efisien.

Baca Juga : Memahami Permenkes Tentang Puskesmas

Seperti yang dapat dilihat bahwa proses pelaksanaan manajemen stok obat melalui proses yang sangat panjang. Sehingga, dalam pelaksanaannya memungkinkan adanya masalah apalagi ketika menjalankan proses-proses diatas masih dilakukan secara manual. Kemungkinan masalah yang dapat terjadi adalah proses identifikasi kebutuhan tidak valid atau tidak akurat. Serta, gagal dalam menentukan supplier yang tepat. Maka dari dibutuhkan sistem farmasi yang mumpuni serta terintegrasi dengan sub-sub unit lainnya yang ada di Puskesmas.

SIMPUS Online dari Trustmedis Sistem yang Terintegrasi Antar Modulnya

SIMPUS Online dari Trustmedis dapat membantu melakukan manajemen stok obat menjadi lebih efisien. Dikarenakan, modul-modul yang tersedia di Trustmedis sudah terintegrasi dan data yang tersedia dalam sistem dapat dipantau secara real-time. Sehingga 8 tahap yang sudah dijelaskan diatas, mulai dari tahap perencanaan obat hingga tahap monitoring dapat dilakukan dengan sistem Trustmedis secara berkesinambungan. Tidak hanya menjadi lebih efisien namun melakukan manajemen stok obat dengan sistem Trustmedis dapat mengurangi adanya error atau ketidaksesuaian selama proses manajemen stok obat.

Berikut adalah overview sebagian fitur-fitur yang dapat membantu melakukan manajemen stok obat di puskesmas.

Dapat dilihat bahwa Trustmedis memiliki fitur yang lengkap yang dapat membantu Puskesmas melakukan manajemen stok obat dengan lebih baik dan efisien.

Segera ajukan demo gratis sekarang dan dapatkan akses coba gratis apilkasi kami dengan fitur terlengkap selama 14 hari. KLIK LINK DIBAWAH INI

References :

Bakri, N. F., Chelsea V.B.N. Mebri, dan Krisna Dewi. 2021. Manajemen Pengelolaan Obat di Puskesmas Hebeybhulu Yoka Di Kota Jayapura

Nigel. A., et. al.. 2021. Optimizing Drug Inventory Management with A Web-Based Information System: The TBTC Study 31/ACTG A5349 Experience.

PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 30 TAHUN 2014 TENTANG STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI PUSKESMAS.

PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 63 TAHUN 2014 TENTANG PENGADAAN OBAT BERDASARKAN KATALOG ELEKTRONIK (E-CATALOGUE). Samira Saedi, O. Erhun Kundakcioglu, Andrea C. Henry. 2015. Mitigating the Impact of Drug Shortages for a Healthcare Facility: An Inventory Management Approach.