Bukan rahasia lagi bahwa tujuan utama dibangunnya sebuah entitas bisnis adalah untuk menghasilkan keuntungan, tidak terkecuali bisnis Fasilitas Kesehatan seperti Rumah Sakit dan Klinik. Dan untuk bisa mewujudkan tujuan bisnis tersebut, banyak cara yang bisa dilakukan, salah satunya adalah dengan memperbaiki sistem dan prosedur antrian pasien.

Lalu pertanyaannya adalah, mengapa "sistem antrian" ini menjadi pembahasan yang cukup penting ketika kita bicara tentang proses pengelolaan Rumah Sakit atau Klinik?

Idealnya setiap bisnis pasti memiliki Customer Journey, atau alur perjalanan customer saat bersentuhan dengan bisnis tersebut. Bila diterjemahkan dalam alur bisnis Rumah Sakit atau Klinik, alur pertama dalam Customer Journey Rumah Sakit atau Klinik adalah "Antrian". Jadi, bila dalam proses mengelola antrian saja sudah salah, bisa jadi hal ini akan mempengaruhi proses bisnis Rumah Sakit atau Klinik secara keseluruhan.

Tapi bila melihat kondisi di lapangan, masih banyak kita jumpai Fasilitas Kesehatan yang memiliki “sistem antrian” yang kurang baik, seperti ketidaktahuan pasien terhadap proses selanjutnya, ketidaktahuan pasien harus menunggu sampai berapa lama lagi untuk bisa dilayani, dan masih banyak lagi permasalahan yang lainnya. “Sistem antrian” di sini artinya tidak berarti harus selalu bersentuhan dengan teknologi, karena pada dasarnya teknologi hanyalah sebatas alat yang mampu membantu agar sebuah pekerjaan bisa terselesaikan lebih mudah, lebih cepat, dll. “Sistem antrian” ini artinya adalah SOP/ pola kerja yang terstruktur, dan pola tersebut, agar semakin efektif, harus memiliki elemen pengukuran keberhasilan, seperti misalnya batas durasi pasien menunggu di ruang tunggu adalah maksimal 15 menit/ orang (jumlah tersebut hanya ilustrasi).

“Pasien saya masih banyak kok, bisnis masih bertumbuh, mengelola Antrian itu bukan pekerjaan mudah, lebih baik saya fokus ke hal-hal lain yang bisa mendorong pertumbuhan penghasilan fasilitas kesehatan saya”, mungkin beberapa dari Anda bisa jadi akan memiliki pemikiran yang sama seperti statement di atas. Statement ini tidak salah, tapi juga tidak sepenuhnya benar.

Pertanyaan berikut, mungkin bisa memberikan gambaran lebih jelas untuk menjawab Statement di atas,

Apakah pasien Anda benar-benar datang ke Rumah Sakit atau Klinik Anda karena memang lebih senang, lebih nyaman atau lebih percaya? Atau jangan-jangan mereka datang karena tidak ada lagi Rumah Sakit atau Klinik di sekitar mereka?

Tentu Anda sendiri sebagai pengelola Rumah Sakit atau Klinik yang bisa menjawab. Tapi bila jawabannya adalah No 2 (mereka datang karena terpaksa), mungkin ini bisa menjadi warning dan sekaligus momentum untuk melakukan perubahan sebelum ada kompetitor lain dengan produk dan layanan yang lebih baik datang dan merebut pangsa pasar bisnis.

Di titik ini kita asumsikan, bahwa “sistem antrian” yang baik dibutuhkan oleh semua Rumah Sakit atau klinik, dan bila memang Anda sedang ingin memperbaiki hal tersebut, beberapa aspek berikut mungkin bisa Anda pertimbangkan :

1. Tersedianya pelayanan

Mekanisme pelayanan tidak selalu tersedia untuk setiap saat. Misalnya dalam pertunjukan bioskop, loket penjualan karcis masuk hanya dibuka pada waktu tertentu antara satu pertunjukan dengan pertunjukan berikutnya. Sehingga pada saat loket ditutup, mekanisme pelayanan terhenti dan petugas pelayanan (pelayan) istirahat. Hal ini bisa disesuaikan bila Rumah Sakit Anda memiliki jadwal khusus untuk layanan tertentu seperti misalnya, layanan dokter spesialis.

2. Kapasitas pelayanan

Kapasitas dari mekanisme pelayanan diukur berdasarkan jumlah langganan yang dapat dilayani secara bersama – sama. Kapasitas pelayanan tidak selalu sama untuk setiap saat; ada yang tetap, tapi ada juga yang berubah – ubah. Karena itu, fasilitas pelayanan dapat memiliki satu atau lebih saluran. Fasilitas yang mempunyai satu saluran disebut saluran tunggal atau sistem pelayanan tunggal dan fasilitas yang mempunyai lebih dari satu saluran disebut saluran ganda atau pelayanan ganda. Misalnya antrian bisa ditentukan hanya untuk pasien yang datang langsung ke Rumah Sakit atau Klinik (walk in customer), atau bisa dibagi ke dalam beberapa jenis seperti Anjungan Pendaftaran Mandiri, Layanan Customer Service untuk Walk in Costumer, atau layanan Online Booking.

3. Lamanya pelayanan

Lamanya pelayanan adalah waktu yang dibutuhkan untuk melayani seorang langganan atau satu – satuan. Ini harus dinyatakan secara pasti. Oleh karena itu, waktu pelayanan boleh tetap dari waktu ke waktu untuk semua langganan atau boleh juga berupa variabel acak. Umumnya dan untuk keperluan analisis, waktu pelayanan dianggap sebagai variabel acak yang terpencar secara bebas dan sama serta tidak tergantung pada waktu pertibaan. Data dari kegiatan pengukuran lamanya layanan ini bisa dijadikan acuan untuk menentukan berapa lama lagi seorang pasien akan dilayani.

Setelah Anda memiliki konsep “sistem antrian” tersebut, langkah selanjutnya adalah memilih tools yang akan digunakan untuk mengeksekusi konsep tersebut. Bisa manual menggunakann beberapa form yang dicetak dan harus diisi oleh petugas pelayanan, atau diisi oleh calon pasien sendiri, atau menggunakan Software Layanan Kesehatan Online yang mampu mengakomodir kebutuhan “sistem antrian” yang sudah Anda buat.

Kami paham bahwa business workflow di setiap Rumah Sakit atau Klinik pasti berbeda-beda, itu sebabnya kami di Trusmedis telah mengakomodir kebutuhan tersebut, mulai dari Anjungan Pendaftaran Mandiri, Online Booking bahkan sampai pelayanan Walk in Customer oleh tim Customer Service bisa diintegrasikan ke dalam satu sistem antrian.

Bila Anda tertarik untuk mendapatkan info lebih lanjut terkait Modul Admisi dari Software Layanan Kesehatan Online di Trustmedis, Anda bisa melakukan request demo dengan klik link ini.